Wissen zu "Fit for Home-Office"

Home-Office

Was ist ein Home-Office eigentlich genau? Der Begriff ist gar nicht so eindeutig definiert, wie man es vielleicht vermutet. Die meisten Arbeitnehmer in Deutschland verstehen unter Home- Office simpel einen Arbeitsplatz zuhause. Also entweder ein eigenes Arbeitszimmer zuhause, ein Büro im eigenen Zuhause, oder zumindest einen Schreibtisch in einer separaten Ecke, an dem sie im Home ihrer Office-Arbeit nachgehen können.

Laut der offiziellen Definition zählt das Home-Office zur Telearbeit. Dabei handelt es sich um eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit ganz oder teilweise von zuhau- se aus erledigen können.

Home-Office ist schon seit langer Zeit ein Thema das Unternehmen und Arbeitnehmer beschäftigt. Die einen verneinen und vermeiden es, da zumindest die deutsche Gesellschaft häufig die „Arbeit“ noch mit einer Anwesenheit in der Firma mit einer bestimmten Stundenzahl gleichsetzt. Der geringere Teil von Unternehmen leb das Home-Office aber schon mit meistens positiven Erfahrungen.

Aufgrund der Corona-Krise sind jetzt viele Menschen plötzlich in die Situation Home-Office geraten. Leider nicht aus Überzeugung, sondern um erstens die Ansteckungsgefahr gering zu halten und zweitens weiterhin aktiv am Arbeitsleben teilnehmen zu können. Eine Vorbereitung auf das Home-Office konnten nur die wenigsten Mitarbeiter bekommen.

Digitale Transformation

Gerade die digitale Transformation der Unternehmen fordert flexible Arbeitsgestaltung schon heute. Corona hat diesen Umstellungsprozess beschleunigt, aber keine Zeit für die Vorbereitung gelassen. Jeder macht es, aber ist es auch so gesund und produktiv gestaltet wie das Arbeiten im Büro? Haben Sie sich persönlich denn schon mit dem Thema Home-Office oder der Teilnahme an Videokonferenzen auseinandergesetzt?

Geänderte Rahmenbedingungen

Wie geht man plötzlich damit um, wenn man von jetzt auf gleich ein Home-Office einrichtet und dies mit den unterschiedlichsten Rahmenbedingungen, wie Familie, häusliche Situation etc., in Einklang bringen muss.

In diesem E-Book zum Thema „Fit for Home-Office“ geben wir Ihnen ein paar nützliche Hin- weise an die Hand, wie Sie Ihr Home-Office nicht nur produktiv und effizient gestalten, son- dern auch gelassen und gesund überstehen können. Gleichzeitig sind Sie damit Fit für die Prüfung zum Zertifikat „European Home-Office Competence Licence“.

Vor- und Nachteile von Home-Office

Jede Medaille hat zwei Seiten, daher schauen wir uns beide Seiten einmal etwas genauer an. Home-Office kann viele Vorteile bieten, für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Doch es gibt auch Nachteile, die man berücksichtigen und bearbeiten sollte.

Die wesentlichen Vorteile liegen in mehr Freizeit durch ausfallende Fahrtwege zur Arbeit, mehr Freiheiten und mehr Selbstständigkeit. Viele Menschen würden es auch das Nonplusultra des modernen Arbeitens nennen.

Home-Office bedeutet für den Arbeitnehmer den Wegfall der Arbeitswege. Keine langen Fahrzeiten mehr, keine nervenden Staus auf der Autobahn, Bahn-Verspätungen oder Ausfälle sind keine Hindernisse mehr. Der Arbeitstag startet also wesentlich entspannter und letztendlich bleibt zum Feierabend mehr Zeit für Freizeitaktivitäten.
Der wegfallende Arbeitsweg spart auch enorme Kosten für das eigene Auto. Der Wertverlust, der Unterhalt und die Kraftstoffkosten werden drastisch minimiert. Der Arbeitnehmer kann auch bei Bus- oder Bahntickets eventuell einsparen, wenn er diese nicht mehr benötigt, da er von Zuhause aus arbeitet.
Im Home-Office gibt es auch im Gegensatz zum Büroalltag weniger Ablenkung durch die KollegInnen. Der Klatsch und Tratsch am Kaffeeautomaten kostet eventuell mehr Zeit als Zuhause allein oder mit der Familie; diese Zeit kann dann für die eigentliche Arbeit genutzt werden.
Zuhause findet man meistens ein etwas ruhigeres Arbeitsumfeld vor, als z.B. in Großraumbüros. Der Lautstärkepegel ist dort häufig höher. Konzentriertes Arbeiten wird dadurch einfacher.
Der Arbeitgeber profitiert z.B. dadurch, dass er keinen Arbeitsplatz für den Mitarbeiter dauerhaft einrichten muss oder Mitarbeiter sich Arbeitsplätze teilen.
Zusätzlich bietet der Arbeitgeber seinen Angestellten durch Home-Office einen Anreiz, was auch von Bewerbern heutzutage als Bonus angesehen wird.

Leider bietet das Home-Office nicht nur Vorteile, sonst wäre es ja auch die ultimative Lösung für jedes Unternehmen und jeden Arbeitnehmer.
Negativ wirken sich folgende Dinge auf das Home-Office aus:

Weniger Kontakt zu Kollegen im Büro bedeutet aber nicht nur weniger Lärm, sondern auch einen neuen, unbekannten, erschwerten Informationsfluss. Während im Büro viele Details in Gesprächen oder Meetings mitgeteilt werden, muss man sich im Home-Office auf die Weitergabe der wichtigen Informationen auf anderen Wegen verlassen.
Der geringe Kontakt zu Kollegen birgt die Gefahr einer gewissen Vereinsamung, die sich auf lange Zeit ebenfalls negativ auswirken kann.
Die fehlende Kontrolle stufen viele Vorgesetzte ebenfalls als negativen Faktor ein.
Home-Office bietet im Vergleich zum Büroleben andere Gefahren und Ablenkungsmöglichkeiten, wie Hausarbeit, Hobbies, Kinder, Familie und Freunde.
Zudem benötigt man einen viel höheren Motivationsfaktor, ein verbessertes, angepasstes Zeitmanagement und eine höhere Selbstständigkeit. Die reine Vorstellung, dass der Vorgesetzte im Büro nicht weit weg ist, ist Zuhause nicht gegeben und somit ist man selbst für seinen Arbeitstag verantwortlich.
Die fehlende Sichtbarkeit kann dazu führen, dass Kollegen, die im Home-Office arbeiten, bei Veränderungen nicht gehört werden und bei Gehaltserhöhungen und Beförderungen einfach übergangen werden.

Wir haben die wichtigsten Vor- und Nachteile zum Home-Office für Sie einmal kurz übersichtlich zusammengefasst:

Vorteile	Nachteile
Zeitersparnis (Arbeitsweg)	Ablenkungen
Flexiblere Arbeitseinteilung	Erhöhter Organisationsaufwand
Steigerung der Arbeitszufriedenheit	Permanente Erreichbarkeit
Kostenreduzierung	Neue Anforderungen (Datenschutz & IT)
Selbstbestimmtes Arbeiten	Mehr Selbstdisziplin
Erhöhte Produktivität	Soziale Isolation
Bessere Work-Life-Balance	Work-Life-Blending

Auswirkungen

Grundsätzlich lässt sich aber durch zahlreiche Untersuchungen nachweisen, dass Mitarbeiter, die freiwillig ins Home-Office wechseln…

freiwillig länger arbeiten
konzentrierter und produktiver sind
seltener krank sind (dank geringerer Ansteckungsgefahr)
insgesamt zufriedener mit ihrer Arbeit sind

Inhalte E-Book

In unserem E-Book „Fit for Home-Office“ zum Zertifikat „European Home-Office Competence Licence“ haben wir einmal etwas genauer die Bereiche

Arbeitsorganisation
Datenschutz & Recht
Gesundheit
Kommunikation
Produktivität

unter die Lupe genommen.

Dies ist eine eindeutige Hilfestellung für mehr Gesundheit und Produktivität im Home-Office.

Vielleicht sogar intensiver und besser als die rechtlich geforderte Unterweisung durch den Vorgesetzten!

Arbeitsorganisation

Bei der Arbeitsorganisation geht es um die organisatorische Gestaltung nach Art, Umfang und Bedingungen aller Elemente des Arbeitens. Ausschlaggebend ist, wie Menschen mittelbar oder unmittelbar mit anderen Menschen zusammenarbeiten und wie sie an Arbeitsobjekten zielgerichtete Verrichtungen vornehmen, unter Nutzung von Arbeitsgegenständen, Informationen und Betriebsmitteln.

Mögliche Ursachen für eine fehlerhafte Arbeitsorganisation liegen meist in einer unsystematischen internen Abstimmung und Kommunikation. Die neuen Möglichkeiten der Prozessoptimierung im Rahmen des digitalen Wandels zielen darauf ab, diese Ursachen zu eliminieren. Agile Arbeitsmethoden wie die Szenario-basierte Planung (SBP), SCRUM oder Kanban haben das gleiche Ziel.

Im Home-Office gibt es bezüglich der Arbeitsorganisation eine Menge Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Um auch hier eine gute Work-Life-Balance zu sichern und bei guter Produktivität gesund zu bleiben, sollte man sich mit den neuen Strukturen und Rahmenbedingungen auseinandersetzen und anfreunden.

In Unternehmen und Betrieben ist die Arbeitsorganisation unerlässlich. Dadurch werden zeit- liche und räumliche Ressourcen koordiniert. Zudem wird mit der Arbeitsorganisation die personelle und materielle Ausstattung geplant. Durch die Koordination sollen die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens inkl. Wettbewerbsfähigkeit gesichert werden.

Zeitmanagement

Genau wie im Büro stellt man sich im Home-Office flexibel auf die neue Situation ein und organisiert sich mit einem guten Zeitmanagement. Die eigene Disziplin und Eigenmotivation ist noch mehr gefordert und bietet dann auch eine passende Produktivität. Noch wichtiger als im Büro ist die gute Kommunikation mit den Teammitgliedern; sie vermeidet auch die gefühlte soziale Isolation.

Gleichberechtigung

Alle Beschäftigten und auch die Führungskräfte sollten gleichbehandelt werden und es gelten gleiche Arbeitsbedingungen für alle. Grundsätzlich sollte gewährleistet sein, dass alle Beteiligten die technischen Werkzeuge besitzen, um gleichberechtigt an der virtuellen Arbeit eines Teams teilhaben zu können.

Prioritäten

Wichtig bei der Arbeitsorganisation ist die Priorisierung von Aufgaben. Empfehlenswert ist es, die Aufgaben nach der Dringlichkeit zu sortieren und anschließend in dieser Reihenfolge zu bearbeiten. Jede dieser Aufgaben kann in einer individuellen To-do-Liste zusammengefasst werden. Die Besonderheit bei der Priorisierung von Aufgaben besteht darin, dass jeder Aufgabe ein eindeutiger Termin zugesprochen wird. Es wird festgelegt, bis wann diese erledigt sein muss.

Selbstorganisation

Feste Zeitblöcke, sowie tägliche Ziele und Erwartungen sollten von jedem Mitarbeiter selbst gesetzt und eingeplant werden. Es bedarf einer klaren Ansage an die Teammitglieder zur Dau- er von virtuellen Meetings oder Offline-Arbeitspaketen. Schaffen Sie einmal nicht die Termine oder Zeiten einzuhalten, ist dies im Team akzeptiert, muss aber gut kommuniziert werden.

Teamwork

Das gleiche gilt für das gemeinsame Arbeiten im Team. Alle Remote Mitglieder arbeiten mit klaren Zielen und setzen Meilensteine. Zeiten werden untereinander mitgeteilt und bei Bedarf abgestimmt.

Digitale Meetings

In den digitalen Meetings müssen alle Teammitglieder das Thema kennen und sich gut vorbereiten. Zur Vorbereitung gehören Fragen zum Thema und zu möglichen Problemen, die auf- treten können.

Besonders bei digitalen Meetings sollte eine möglichst passende und ruhige Arbeitsumgebung gewählt werden. Der Organisator des Meetings ist in der Regel auch für die Agenda und die Einführung in das Thema bei Start des Meetings verantwortlich. Mit einer detaillierten Agenda lassen sich die Meetings nachvollziehbar und zielgerichtet durchführen. Können Sie einmal an Meetings nicht teilnehmen, fordern Sie Updates ein, damit Sie, auch bei Randthemen, im Bilde bleiben.

Regelungen

Zur Arbeitsorganisation, dem Ergebnis der Arbeitsgestaltung in einer Organisation, gehören also in Zukunft nicht nur die Richtlinien für das Zusammenarbeiten von Arbeitskräften und Arbeitsobjekten am Arbeitsplatz, sondern auch im Home-Office. Gerade zur Sicherstellung des Datenschutzes wird der Regelungsbedarf steigen. Aber es lohnt sich: für mehr Zufriedenheit im Job, einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf und vor allem die Aufrechterhaltung der Arbeitsleistung in Krisensituationen wie Corona!

Datenschutz & Recht

Zwar wünschen sich viele Arbeitnehmer die Möglichkeit, im Home-Office zu arbeiten. Doch herrscht oft Verwirrung, wenn es um die damit verbundenen Rechte und Pflichten oder den Datenschutz geht. Um für mehr Klarheit und Übersicht zu sorgen, beantworten wir Ihnen hier ein paar wichtige Fragen rund um das Home-Office.

Pflichten des Arbeitgebers

Welche datenschutzrechtlichen Vorkehrungen muss der Arbeitgeber treffen, wenn die Beschäftigten vom heimischen Schreibtisch arbeiten und dabei personenbezogene Daten verarbeiten? Auch im Home-Office sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO zu beachten. Der Arbeitgeber ist dazu aufgefordert, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um einem möglichen Datenschutzverstoß vorzubeugen.

Dies bedeutet, dass für die Arbeit im Home-Office ausschließlich die vom Arbeitgeber erlaubte Hard- und Software genutzt werden darf.

Pflichten des Arbeitnehmers

Im Home-Office muss der Mitarbeiter sicherstellen, dass ausschließlich der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin Zugang zu den im Zusammenhang mit seiner/ihrer Arbeitstätigkeit anfallen- den personenbezogenen Daten hat. Weder Familienangehörige, Mitbewohner noch sonstige Personen dürfen Zugriff auf die zu schützenden Daten erhalten. Aus diesem Grund sollten die Arbeitnehmer angehalten werden, nach Möglichkeit in einem separaten Raum zu arbeiten, der für dritte Personen nicht uneingeschränkt frei zugänglich ist. Auf alle Fälle sollten Bildschirme so positioniert sein, dass eine direkte Einsichtnahme durch Personen, die den Raum betreten, nicht möglich ist. Bei zeitweisem Verlassen des Zimmers, in dem die Home-Office-Tätigkeit stattfindet, muss der Laptop oder der PC ausgeschaltet oder zumindest eine passwortgesicherte Bildschirmsperre aktiviert werden. Datenschutzvorfälle, sind an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu melden. Dieser muss entscheiden, wie mit dem Datenschutzvorfall umzugehen ist und ob der Arbeitsplatz zu Hause ausreichend sicher ist.

Gesetzliche Unterweisung

Um die Einhaltung des notwendigen Datenschutzes im Home-Office zu gewährleisten, sollte den Arbeitnehmern eine Richtlinie zu den Einzelheiten der Verarbeitung personenbezogener Daten im Home-Office in der gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisung durch den Vorgesetzten an die Hand gegeben werden.

Recht auf Home-Office

Viele Mitarbeiter fragen sich vor dem Hintergrund der Vor- und Nachteile des Home-Office, ob es ein Recht auf oder eine Verpflichtung auf Arbeit im Home-Office geben kann. Aktuell gibt es noch kein Recht dazu. Arbeitnehmer können nicht einfach einfordern, von Zuhause arbeiten zu dürfen. Es unterliegt dem unternehmerischen Handeln des Betriebs, ob eine Home-Office Regelung erlaubt wird.

Allerdings kann ein Unternehmen seinen Mitarbeitern auch nicht einfach vorschreiben, im Home-Office arbeiten zu müssen. Dies ist nur möglich, wenn schon im Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung eingebaut wurde. Damit unterliegt das Arbeiten im Home-Office einer guten Abstimmung mit hohem Vertrauen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Arbeitsplatz

Wenn es um die Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes geht, sind Sie frei in der Gestaltung. Die Wahl des Küchentischs, Kinderzimmers oder der Terrasse bleiben Ihnen frei! Dennoch sollten Sie einige Punkte beachten, um möglichen Problemen des Arbeitsschutzes, Datenschutzes oder Ihrer persönlichen Arbeitsfähigkeit vorzubeugen.

Die Arbeit darf Ihrer Gesundheit nicht schaden. Besonders die Regelungen für den Bildschirmarbeitsplatz sind hier wichtig. Dazu gehört, dass der Monitor nicht zu klein ist und auch die Beleuchtung stimmt. Die Kosten für die notwendige Hardware trägt meist der Arbeitgeber.

Der Arbeitgeber darf sich sogar ein Bild von Ihrem Home-Office machen und sich dieses von Ihnen beschreiben lassen, damit er beurteilen kann, ob die oben genannten Voraussetzungen eingehalten werden. Für einen Besuch des Vorgesetzten bei Ihnen zu Hause gibt es keine gesetzliche Grundlage oder Vorschrift.

Arbeitszeiten

Im Rahmen der Arbeitszeiten bestehen auf allen Seiten hohe Unsicherheiten. Grundsätzlich gilt das Arbeitszeitgesetz für Sie und Ihre Tätigkeit, egal an welchem Arbeitsplatz. Nach dem Gesetzt ist eine Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag vorgesehen, außer die Auftragslage macht Überstunden erforderlich, dann darf die tägliche Arbeitszeit kurzfristig auf zehn Stun- den erhöht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass innerhalb eines halben Jahres ein entsprechender Ausgleich für die zusätzliche Arbeit gewährt wird.

Der Mitarbeiter dokumentiert seine Arbeitszeiten, damit der diese Nachweise (Stundenzettel) zur Verfügung stellen kann. Sollten Sie mehrere Tage hintereinander im Home-Office arbeiten, sollten Sie zudem auf ausreichende Ruhezeiten zwischen den beiden Arbeitstagen achten. Vorgeschrieben ist eine grundsätzliche Pause von 11 Stunden. Natürlich kann der individuelle Arbeitsvertrag für den Mitarbeiter noch positiver gestaltet sein.

Erreichbarkeit

Mitarbeiter im Home-Office haben oftmals das Gefühl, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. Dies ist jedoch absolut nicht notwendig und darf auch nicht verlangt werden. Während der normalen Arbeitszeiten sollten Sie im Home-Office erreichbar sein. Es ist auch kein Problem, wenn Sie im Home-Office mal nicht ans Telefon gehen können oder innerhalb von wenigen Sekunden auf eine Mail antworten. Kommunizieren Sie Ihre Zeiten der Anwesenheit und Erreichbarkeit gut im Team, damit es nicht zu falschen Einschätzungen kommt.

Regelungen im Arbeitsvertrag

Muss der Arbeitsvertrag für die Home-Office Regelung verändert werden? Eine schriftliche Regelung über das Home-Office ist empfehlenswert, aber auch mündliche Absprachen reichen aus. So fehlt Ihnen allerdings die Möglichkeit, diese nachzuweisen und kann widerrufen wer- den. Meistens wird ein Zusatz zum Arbeitsvertrag erstellt, der die Absprachen, Vereinbarun- gen und Regelungen zum Home-Office beinhaltet.

Wichtige Punkte sind beispielsweise der zeitliche Rahmen, also wie viel Arbeitszeit im Home- Office verbracht wird, welche Arbeitszeiten im Home-Office gelten und am besten auch, zu welchen Kernzeiten ein Mitarbeiter unbedingt erreichbar sein sollte. Wenn Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden, kann zusätzlich geregelt sein, dass diese nicht für den privaten Verbrauch vorgesehen sind. Zu Beginn des Home-Office oder der Telearbeit gibt es in jedem Falle eine Unterweisungspflicht durch den Vorgesetzten. Wird dieses E-Book zur Verfügung gestellt und die Beschäftigung damit nachgewiesen, ist meistens eine bessere Vorbereitung erfolgt, als in den aktuell sehr kurzen Einweisungen zur Erfüllung der Rechtsforderung.

Weiterhin stellt sich oft bei Teammeetings oder Videokonferenzen die Frage, ob eine Aufzeichnung erlaubt ist. Dies ist möglich, allerdings wird eine Erlaubnis von allen Beteiligten dazu benötigt. Manchmal ist eine Aufzeichnung sogar gewünscht, da es vielleicht zu Folgeaufgaben kommt, die eine kurze Erinnerung oder Zusammenfassung des Besprochenen nötig machen oder abwesende Teammitglieder auf den Stand gebracht werden sollen.

Zusammenfassung Recht

Fassen wir einmal kurz zusammen auf was alles beachtet werden sollte.

Arbeitsschutz, Datenschutz und Arbeitszeitregeln sind einzuhalten.
Dem Datenschutz kommt eine große Rolle zu. Die Speicherung und Weitergabe von Daten muss sicher sein, wobei der Arbeitgeber hier Informationen und Unterweisungen für die zu verwendenden Speicherroutinen bereitstellen sollte.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet beim Thema Arbeitsschutz dafür Sorge zu tragen, dass alle nötigen Unterweisungen, auch bei Start der Home-Office Tätigkeit gem. Arbeitsstättenverordnung, erfolgt sind.
Die Gegebenheiten des Arbeitsplatzes sollten besprochen werden und darauf geachtet werden, dass alle wichtigen Hilfsmittel und Informationsquellen vorhanden sind.
Bei der Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes ist der Mitarbeiter im Rahmen der Vorschriften grundsätzlich frei und sollte selbst darauf achten, dass dieser komfortabel, ergonomisch und bequem ist.
Ablenkungen sind zu vermeiden, damit Ruhe zum Arbeiten gegeben ist.
Der Arbeitsplatz sollte aufgeräumt und ordentlich sein und besonders beim Verlassen dürfen keine Dokumente unverschlossen liegen bleiben oder der PC in den Zugriff Dritter gelangen. Hier kann auch schon mal das geöffnete Fenster zum Lüften falsch sein.
In Teambesprechungen oder Videokonferenzen sind die persönlichen Rechte der Teilnehmer einzuhalten.

Gesundheit

Unabhängig davon, ob Sie gerne im Home-Office arbeiten oder nicht, gibt es einige Verhaltensweisen, die ein erfolgreiches Arbeiten im Home-Office stark begünstigen können.

Auf der anderen Seite kann falsches Verhalten im Homeoffice die Gesundheit und Psyche eines Menschen stark beeinträchtigen. Immerhin hat man es mit vielen neuen Rahmenbedingungen zu tun, die nicht jeder gleichermaßen gut verträgt. Alleine die soziale Isolation kann zu Problemen führen, da der Mensch auf soziale Kontakte angewiesen ist und im Home-Office einen Ausgleich über neue Verhaltensstrukturen wie soziale Medien, geplante Gespräche mit Kollegen und eine stärkere Kommunikation schaffen muss.

Vorbereitung Home-Office

Bevor Sie mit der Arbeit im Home-Office beginnen, ist es sehr zu empfehlen, dass Sie sich so verhalten, als ob Sie gleich ins Büro gehen würden, also Ihre Morgenroutine. Dies führt dazu, dass Sie sich mental auf die Arbeit einstellen, wodurch ein konzentrierter Beginn deutlich leichter fällt.

Kontakt zu Kollegen

Auch wenn aufgrund der räumlichen Trennung ein persönliches, direktes Gespräch nicht möglich ist, sollten Sie versuchen, sich regelmäßig mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten aus- zutauschen. Dies kann beispielsweise durch Webkonferenzen, Telefonate oder Chats statt- finden. Das kommt dem Zusammenhalt zu Gute, motiviert und fördert die soziale Unterstützung. Dies steigert die Arbeitszufriedenheit und stellt eine wichtige Ressource dar, um auch in Stresssituationen gesund zu bleiben.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, gemeinsam Erreichtes regelmäßig zu teilen, da dies zusätzlich motiviert und das Wir-Gefühl stärkt. Eine regelmäßige Kommunikation ist wichtig für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Die Unterstützung durch Kollegen und Vorgesetzte sollte schneller angefordert werden, als man vielleicht im Büro um Hilfe bitten würde.

Organisation

Home-Office bringt eine ganze Reihe an Freiheiten mit sich, die zum einen sehr vorteilhaft sein können, aber auch gleichzeitig mit einigen Herausforderungen einhergehen. Da im Home-Office weder der Vorgesetzte noch die Kollegen sehen, ob Sie gerade arbeiten oder nicht, ist Selbstdisziplin äußerst wichtig für ein erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. Genau- so ist für eine gute Work-Life-Balance eine hohe Selbstdisziplin mit festen Strukturen und einer guten Selbstorganisation hilfreich. Dazu gehören sowohl feste Arbeits- als auch Pausen- und Erholungszeiten.

Feste Einteilungen in einem Wochenplan helfen dabei, sich auch den Aufgaben zu widmen, die nicht gerade zu den eigenen Vorlieben gehören. Mit den gesetzten Tages- und Wochenzielen sowie feste Arbeitszeiten sollten Sie für ihr Unternehmen und sich selbst eine sehr effektive Struktur aufgebaut haben.

Pausen

Im Home-Office gibt es keine Kollegen, die Sie mal zu einer Pause bewegen, so dass es leicht passieren kann, dass diese gerade bei hohem Arbeitsaufkommen vernachlässigt wird. Führen Sie deshalb feste Pausenzeiten ein, um Ermüdung entgegenzuwirken und das eigene Wohlbefinden zu verbessern. Mit dem Vorteil der heimischen Küche können Sie sich auch in der Mittagspause ein gesundes Essen zubereiten. Mit der gesunden Ernährung steigern Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Gehirns. Entfernen Sie sich in den Pausen bewusst vom Arbeitsplatz und stärken Sie sich auch mal mit einem Spaziergang in der Natur. Park, Garten oder der Balkon bieten sich hier an. Yoga Übungen können dann noch die Erholung steigern – zumindest einen Versuch ist dies wert.

Fühlen Sie sich während der Arbeit angespannt, dann nutzen Sie die Mittagspause auch für einen kurzen Mittagsschlaf oder führen Sie in kleinen Pausen Meditationsübungen durch.

Dies baut Stress ab und beugt dadurch dem Burnout Risiko vor. Daher bedeutet Pause auch gleich Pause und die Erreichbarkeit sollte so gut es geht eingeschränkt werden. Stellen Sie zum Beispiel Ihr Telefon auf Stumm oder klappen Sie den Laptop zu. Die Welt wird nicht untergehen, wenn Sie erst nach der Pause zurückrufen oder die Mails beantworten.

Work Live Balance

Auf die Gesundheit wirkt sich besonders positiv die Trennung von Beruf und Privatem aus. Daher sind Mitarbeiter schon in einer guten Position, wenn Sie über ein separates Arbeitszim- mer verfügen.

Die Gegebenheiten des Arbeitsplatzes sind in den Arbeitsschutzgesetzen und damit auch in den Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber festgelegt. Nicht vergessen werden darf, dass es trotz persönlicher Präferenzen wie Bildschirmabstand, Sitzmöglichkeit, Temperatur oder Laut- stärke, gesetzliche Vorschriften gelten, die einzuhalten sind. Grundsätzlich sollte Ihr Arbeits- platz komfortabel, ergonomisch und bequem eingerichtet sein.

Die strikte Trennung hilft sowohl beim Arbeiten leichter die Konzentration zu behalten, als auch zum Abschluss des Arbeitstages wirklich abschalten zu können. Nach der Arbeit sollten Sie sich dann ebenfalls mit anderen Dingen erholen als mit der Technologie, die Sie während der Arbeitszeit nutzen.

Im Home-Office und virtuellen Arbeiten kann die Einhaltung der Arbeitszeiten schon mal schwerfallen, so dass die Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeiten sinnvoll sein kann, damit man den Überblick behält und ggf. in die entsprechende Richtung justieren kann.

Das Gefühl von Einsamkeit kann schnell beim Arbeiten von zuhause aufkommen und man gerät unbemerkt und gleitend in die gefährliche Burnout-Spirale. Die digitale Kommunikation erzeugt genauso soziale Interaktion und kann die Face2Face-Kommunikation am Arbeitsplatz ersetzen. Dazu gehört auch, dass man einer oder mehreren Gruppen in den sozialen Medien beitritt.

Der virtuelle Kaffee mit Kollegen, als Treffen in Video-Konferenzen oder einfach als Pausentermin zum Sprechen ist auch ein tolles Mittel und sollte einen festen Raum von beispielsweise 15 Minuten am Tag einnehmen, auch wenn Sie dabei gar keinen Kaffee trinken.

Sind Kinder in der Familie sollten Sie bereits von Anfang an altersgerecht und verständlich die neue Situation erklären und zum Beispiel einen Stundenplan für die Arbeit und gemeinsame Aktivitäten aufsetzen. Eine klare Tagesstruktur hilft allen Beteiligten, ruhiger gemeinsam durch den neuen Alltag zu kommen.

Kommunikation

Was ist Kommunikation? Vielleicht denken Sie, was ist das denn bitte für eine Frage. Wir kommunizieren doch täglich auf die ein oder andere Weise.

Fakt ist, Kommunikation bildet die Grundlage für das menschliche Zusammenleben. In jeder Beziehung, in der wir stehen, läuft unbewusste oder bewusste Kommunikation ab, sodass kein Mensch sich davon freisprechen kann. Das kennt man aus eigener Erfahrung. Ein Leben, ohne dass man in irgendeiner Form in Kontakt mit Menschen steht, ist für jeden von uns vermutlich nicht denkbar.

Sprechen wir von Kommunikation, so meinen wir Verständigung und Austausch, die zwischen Menschen in Form von Sprache und Zeichen abläuft. Der Sender (einer Nachricht) steht innerhalb der Kommunikation immer mindestens einem Empfänger gegenüber.

Man kommuniziert nicht nur über die Sprache, sondern auch über Körperhaltung und Gestik.

Anforderungen

Ein häufiges Argument gegen virtuelles Arbeiten ist der Einwand, dass die Kommunikation nicht funktionieren und nicht konsistent erfolgen kann. Erschwerend wirkt sich aus, wenn die Technik nicht funktioniert oder nicht benutzerfreundlich ist bzw. es keine gültige Absprache über Kommunikationsgewohnheiten gibt. Hier steht der Vorgesetzte oder Arbeitgeber sehr stark in der Verantwortung dies Basisvoraussetzungen zu regeln. Dies aber nicht erst mit dem Home-Office Einsatz aktuell, sondern auch im Büro sollte eine gute Kommunikationskultur geschaffen werden.

Kommunikationskultur

Zur guten Kommunikationskultur gehören ein Blumenstrauß passender und zeitgemäßer Tools. Der Wunsch nach einem einzigen Tool konnte bisher noch nicht erfüllt werden, da zum Beispiel Projektmanagement-Apps viele Prozesse unterstützten, sich häufig aber weniger für die reine Kommunikation eignen. Chats dagegen funktionieren für schnelle kurze Informationen, eignen sich dann aber weniger zur Besprechung komplexer Themen, bei denen auch die Mimik der Gesprächspartner wichtig ist. Mails sind eher für die Menschen geeignet, die analoge Interaktion und Dokumentation bevorzugen.

Im virtuellen Team ist es wichtig sich gegenseitig ständig zu informieren, wobei jede Information immer eine kurze Einführung zum Stand des Themas beinhalten sollte.

Um Ärger in virtuellen Konferenzen vorzubeugen, klären Sie immer vorab die Verfügbarkeiten aller Teilnehmern ab, geben Sie ausreichende Zeit zur Vorbereitung und unterstützen Sie den nachvollziehbaren Ablauf über eine Agenda und die Dokumentation der Ergebnisse.

Dass sich Menschen im Gespräch gegenseitig anschauen können, um die Kommunikation über Mimik und Gestik mit in die Interaktion einzubeziehen, ist für die meisten von uns von großer Bedeutung. Bei virtuellem Arbeiten ist daher mehr Rücksicht gefordert, da es schneller

zu Missverständnissen kommen kann oder Unbehagen einzelner Teilnehmer nicht frühzeitig registriert werden. Versuchen Sie noch stärker die Gedankenlage der Teilnehmer zu verstehen und unterhalten Sie sich auch mal ruhig über Dinge außerhalb der Arbeit, um ein besseres Verständnis für einander aufzubauen.

Selbstdarstellung

Damit Sie im positiven Lichte stehen, sollten Sie immer vorab die eingesetzte Software und Ihren Zugriff testen sowie ihr eigenes Bild prüfen und die Kamera auf Augenhöhe ausrichten. Als Organisator wird ein produktives Meeting möglich, wenn die Einladungen mit begrenzter Dauer rechtzeitig erfolgen und ein Termin gefunden wird, an dem alle teilnehmen können.

Videokonferenz

Der Video-Call ist schon mal besser als die telefonische Kommunikation ohne den Anderen zu sehen. Hier sollte man aber auch seine Wirkung auf andere beachten und sich Gedanken über den neutralen Hintergrund des Bildes machen. Grundsätzlich verhält man sich nach Möglich- keit genauso wie im Live Vorort-Meeting. Dies betrifft die komplette Kleidung, als auch den respektvollen Umgang mit den Kollegen. Video-Calls während der Pausen oder beim Früh- stück wirken weniger professionell und auch das Ausschalten des Videos lässt mangelndes Engagement vermuten. Demotivierend für alle anderen wirkt sich die Beschäftigung mit ande- ren Dingen während des gemeinsamen Calls aus.

Fragen Sie auch ruhig mal die Kollegen nach der technischen Qualität Ihrer Kommunikation. Vielleicht ist das Mikrofon zu nah am Mund oder sie sollten daran denken bei Gesprächspausen Ihr Mikrofon auf Stumm (muten) zu schalten, damit Störgeräusche minimiert werden.

Wie Sie sehen, sind die Regeln im virtuellen Meeting sehr hoch und man sollte sich selber, auch in der lockeren Home-Office Umgebung, ständig in Bezug auf die Wirkung auf andere beobachten.

Produktivität

Die Arbeitsproduktivität ist eine Kennzahl, die die durchschnittliche Arbeitsleistung von Mitarbeitern in einem bestimmten Zeitraum ausdrückt. Die Arbeitsproduktivität ist ein Teilbereich der Gesamtproduktivität eines Unternehmens und bestimmt wesentlich Erfolg und Marktfähigkeit einer Organisation.

Für wen?

Dauerhaft motiviert sein und qualitativ hochwertige Arbeit leisten ist das Ziel jedes einzelnen und ist natürlich auch besonders das Interesse des Unternehmens. Viele Mitarbeiter mögen die Beurteilung der Produktivität nicht immer und schieben dies einseitig auf das unangenehme Interesse des Managements. Aber im Endeffekt entscheidet die Produktivität über die Sicherheit des Arbeitsplatzes und das realisierbare Gehalt sowie die Zusatzleistungen. Und schon sitzen alle wieder in einem Boot.

Hilfsmittel

Wie kann das Ziel der Produktivität gut und langfristig erreicht werden?

Bilden Sie sich weiter
Schaffen Sie sich Anreize
Halten Sie Prozesse ein
Setzen Sie Prioritäten
Sorgen Sie für gutes Zeitmanagement
Schaffen Sie einen ergonomischen Arbeitsplatz
Halten Sie Pausen- und Arbeitszeiten ein
Wertschätzen Sie Ihre Arbeit (in Zeiten von Corona hilft auch mal Eigenlob)

Anforderungen an Sie

Fälschlicherweise stellen sich viele Arbeitnehmer das Home-Office als beruflichen Himmel auf Erden vor. Endlich so arbeiten, wie man es will. Nach dem eigenen Biorhythmus, flexibel mit mehr Freiheiten und weniger Stress. Das klingt toll, ist aber auch ein bisschen naiv.

Es stimmt zwar, dass Sie daheim weniger Kontakte zu nervigen Kollegen oder drängelnden Vorgesetzten haben. Dafür müssen Sie zuhause eine neue selbstbestimmte Tagesstruktur und Arbeitsroutine finden. Der einzige, der jetzt eine Grenze zwischen Berufs- und Privatleben zieht, sind Sie selbst. Sie entscheiden, wann Sie Pause machen, mit den Kollegen reden oder wann Sie in den Feierabend wechseln und abschalten. Andernfalls droht bald so etwas wie ein Lagerkoller.

Home-Office bedeutet nicht, dass Sie völlig flexibel arbeiten können. Sie haben zwar mehr Freiheiten als im Büro, grundsätzlich gibt aber nach wie vor der Arbeitgeber die Arbeitszeiten vor, in denen Sie erreichbar sein müssen. Es ändert sich im Grunde nur der Arbeitsort und die teilweise nervigen Wege zur Arbeit fallen weg.

Die Arbeit ist nach wie vor zu erledigen und die Verantwortung liegt nun noch mehr bei Ihnen. Um im Home-Office nicht unterzugehen, kommen Sie an einem effektiven Selbstmanagement nicht vorbei, damit neben den Aufgaben auch Bio-Rhythmus und Work-Life-Balance nicht leiden.

Arbeitsorganisation

Ihr (selbstgesetzter) Arbeitsplan sollte die Arbeitsaufgaben nach Dringlichkeit und Priorität mit einer abwechslungsreichen Verteilung von eigenem Arbeiten und Kommunikation mit an- deren enthalten. Fokussiert und Produktiv weichen Sie von diesem nur aus wichtigem Grund ab. Dann klappt es auch mit einem festen Arbeitsbeginn und Arbeitsende und Sie können mit dem sicheren Überblick über Ihre Ressourcen auch leichter einmal zu zusätzlichen Aufgaben

„Ja“ oder „Nein“ sagen.

Produktiv zu sein, ist mit etwas Disziplin gar nicht so schwer und wenn Sie auch den Kollegen den Raum für produktives Verhalten lassen, wird Ihr Unternehmen mit den neuen Arbeitsformen erfolgreich sein. Virtuelles Arbeiten erfordert in zusätzlichem Maß im teamorientierten Arbeitsfeld die alte Forderung “Keep It Short and Simple“, dann wird sich Produktivität und Erfolg schnell einstellen.

Ihr Zertifikat „Fit for Home-Office”

Nach dem Durchlesen dieses E-Books sollten Sie in der Lage sein, einfach das Zertifikat „Fit for Home-Office“ zu erzielen.

Viele Dinge lassen sich aus dem gesunden Menschenverstand ableiten, aber wir hoffen, dass wir Ihnen aus den praktischen Erfahrungen noch ein paar Tipps für noch gesünderes und produktiveres Arbeiten liefern konnten.

Viel Erfolg beim Test zum Zertifikat:

European Home-Office Competence Licence

Ihr Cert-EU Team

www.cert-eu.org

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